对于极度讲究资安的金融业，让员工在家上班，绝对不是搞定视讯会议而已。软硬体的技术问题外，管理也得「软硬兼施」，才能确保每个螺丝如常锁紧。
3 月 5 日，滙丰（台湾）商业银行（以下简称滙丰台湾）举行一年一度的员工大会（Townhall Meeting），全行员工同时听取滙丰台湾区总经理陈志坚报告，「过程顺利，和往年唯一的差别是，过去是在国际会议中心举办，这一次，是在线上召开。」滙丰台湾人力资源处负责人陈慧珠说。
线上召开，代表的是一场人数多达 1,200 人的视讯会议，然而，对滙丰台湾来说，「千人以上同时视讯」只是隔离作业众多挑战的其中一项。
面对新冠肺炎疫情，滙丰台湾早自今年 1 月中就已启动所谓的 BCP 计画，这 3 个英文字母代表「营运持续计画（Business continuity plan）」；也就是说，在台湾出现第 1 个确诊案例之前，该行就已着手研拟隔离作业下，维持营运的各种必要配套。农曆春节一结束，滙丰台湾立刻展开「异地办公」为主、「在家工作」为辅的模式，是国内金融业中，少数超前部署的公司之一。
防资安漏洞 在家联络客户完整记录
做为受到高度监管、且必须与客户随时保持紧密联繫的金融业，滙丰台湾的隔离作业遇到 2 个最严苛的「安全」相关挑战。一是必须确保资讯安全，同时确保异地办公行员与客户的所有日常沟通能被完整记录，以避免日后衍生争议；另外，则是要让异地办公的员工，仍能谨遵金融业严格的法规要求。要做到这 2 点，滙丰台湾不只是在硬体、系统上的準备必须採取高规格，就连在「人员管理」上也得多费心思。
先就资安层面来说，滙丰台湾环球资本市场处负责人何汝平以交易室的运作举例，金管会规定，部分与交易相关的业务，若须异地办公都要经过金管会核准，而该行早在 1 月间，就密切与主管机关讨论相关运作的可行性与各种条件，提早向金管会申请并获核准。
其中关键，是确保「交易员用电脑拨出的每一通电话，都能经过公司电脑被完整记录」；换句话说，客户接到电话，均必须是「能被录音」，「这不仅是保护客户，也是保护同仁」，何汝平说。
此外，从协调异地备援的地点，到申请所有笔电与远距连线认证，到测试 VPN、Jabber 与众多作业系统，都要在短时间内调整到万无一失的规格。
当然，以上做法终究是「防君子不防小人」，滙丰台湾因此针对「管理」部分特别着力。例如在办公室时，主管多半叮咛「今日待办事项」，但当工作地点四散各地，主管每日交代的，除了「要做的事」，更要经常提醒「不能做的事」。简单地说，就是利用「Do’s & Don’ts」清单，加强居家、异地办公的人员管理掌握度。
防员工焦虑 办心灵讲座、运动比赛
另一方面，企业实施远距工作，员工也可能因失去与同事的日常连结而感到孤单，进而影响工作热情，甚至开始丧失对公司的向心力。在这方面，滙丰台湾也有未雨绸缪的準备。
（作者：梁任玮；全文未完，完整内容请见《今周刊》）
