因应疫情,许多企业改採远距办公模式或模拟实施,以便维持营运,Google 提供企业「建立远端工作环境与制度」、「有效善用数位工具」、「提升视讯会议效率」等建议。
Cv新冠(COVID-19)疫情延烧,为企业营运及发展带来冲击,勤业众信联合会计师事务所发布「新型冠状病毒疫情人力资源政策调查」报告指出,超过八成企业认为,提供员工弹性的工作方式是当务之急。
Google 提出 3 大建议,包括「建立远端工作环境与制度」、「有效善用数位工具」、「提升视讯会议效率」,其中,在制度建立上,要确保员工工作更顺畅并维繫团队关係,举例来说,每天开会,让同事间保持联络,因为在家工作容易与世隔绝,透过视讯会议露面、分享相关内容,并提出问题,可保持同事互动。如果因时区问题导致无法全员参加会议,也可以在确认参与者同意录影的情况下,录下会议过程。
Google 指出,还可分享目标并按时更新进度.运用聊天群组或共享文件,记录工作进展让团队彼此掌握并密切注意追蹤专案,也可以架设内部网站,将重要资讯与资源整合到团队的资讯中枢。
Google 也推广继续保持良好的职场礼仪,需要联繫团队时先询问是否方便说话,并先检查日曆活动再安排会议时间,以免发生时间冲突。
Google 表示,远距工作时最大的挑战之一就是团队成员分散各地,无法即时沟通和给予回馈,对于档案管理与专案管理均造成挑战。企业可善用团队协作的数位工具及实务应用,建立一套制度后进行教育训练,让远距办公能有效推展。
具体措施上,Google 建议,可事先建立团队群组、共用云端硬碟、检查重要文件的分享权限、建立协作平台让团队公告最新资讯、展示小组作业成果等。
远端连线会议时,Google 建议,呈现与会人员及简报画面能加强会议沟通的效率,使用者并可将录下来的影片存放在 Google 云端硬碟,会后将影片分享给无法参与的人员,让他们会后也能快速了解进度。
因应远距员工弹性工作方式的需求,中华电信与微软也携手合作为客户量身打造防疫资通讯解决方案,推出「企业通讯防疫包 2.0」、「企业远端办公包」、「企业安心备份包」等服务,瞄準相关商机。